Pamamahala ng proyekto

Balangkas

Ang Pagkakaiba sa General Operations Management

• Limitadong panahon upang makumpleto and proyekto
• Ang pokus ay nakatuon lamang sa mga tiyak na layunin ng proyekto
• Hindi gaanong burukratiko

Hangarin

Ang hangarin ng Project Management ay masagot ang mga pangangailangan na hindi sakop ng mga naitakdang functional na departamento. Nilalayon din nitong bigyang diskurso ang mga agarang gawain tulad ng pagpapabuti o paglalabas ng isang bagong produkto at serbisyo o pagpapababa ng mga gastos sa isang organisasyon.

Pangunahing Metric

Ang resulta ng bawat proyekto ay nasusukat sa (1) haba ng panahon na iginugol sa pagtapos ng proyekto, (2) mga gastos na direktang nakatuon sa mga gawain ng proyekto, at (3) ang mga layunin sa pagganap na itinakda sa pagsisimula ng proyekto

Key Success Factors

Ang tagumpay ng isang proyekto ay nakasalalay sa (1) suporta ng buong organisasyon, (2) isang mahusay at respetadong lider, (3) sapat na haba ng oras na inilaan, (4) maingat na pagsubaybay at pagkontrol sa mga gawain, at higit sa lahat ay ang (5) maayos na komunikasyon.

Pangunahing Isyung Administratibo

Ehekutbong Responsibilidad

• Pagpili ng proyekto
• Pagpili sa lider ng proyekto
• Organizational Structure

Mga Alternatibo ng Organisasyon

• Pamamahala ng iisang functional unit lamang
• Pagtatalaga ng isang coordinator
• Isang matrix organization na may lider

Mga Pangunahing Tools

Work Breakdown Structure

Isang panimulang tool upang mailapat ang mga partikular na gawain para sa proyekto, mga pagkakasunod-sunod nito, at ang kaukulang badyet.

Network Diagram

Visual aid na nagbibigay ideya sa project team ng haba ng panahon na kailangan para sa proyekto; ipinapakita rin nito ang mga kritikal na gawain upang maabot ang pangkalahatang duration, mga slack times, at ang buong talaan ng proyekto (schedule)

Gantt Charts

Ginagamit upang mapagplanuhan at makontrol ang bawat isang gawain sa loob ng isang proyekto. Ito ay isang talaan kung saan nakasaad ang mga pangunahin at maliliit na gawain (nakahanay ayon sa pagkakasunud-sunod ng mga ito mula sa itaas, pababa) sa bawat hilera o row at ang mga petsa mula sa itinakdang umpisa ng proyekto hanggang sa huling araw (o linggo, depende sa accuracy na nais ng project team). Ang bawat cell ng pagkaka-tapat-tapat ng mga gawain at ng inaasahang duration ay minamarkahan. Sa control phase ng proyekto ay nalalaman kung nahuhuli o nauuna ang bawat gawain at ang kabuuan ng proyekto sa itinakdang schedule. Ang mga sumusunod na desisyon ay naaapektuhan nito.

Ang Proyekto

Bawat proyekto ay dumadaan sa tinatawag na life-cycle na nagmumula sa project definition planning, pagsasagawa ng mga pangunahing activities o gawain, hanggang sa tinatawag na project phaseout. Sa bawat antas ay nangangailangan ng natatanging kasanayan kung kaya't ang isang proyekto ay madalas na kinabibilangan ng mga taong may tanging pinagdalubhasaan, na kadalasan ay nananatili nang mas maikli sa buong duration ng proyekto. Madalas na ginagamit ang isang matrix organization kung saan iba't ibang eksperto ang nakikisama sa isang functional unit sa pagsasagawa ng isang bahagi o antas ng proyekto.

Pangkalahatang Pamamaraan

Ang isang proseso ng project management, anuman ang uri at laki nito ay sinasabing sumusnod sa limang pamamaraan:

1. Definition

Sa bahaging ito binabalangkas kung bakit kailangang isakatuparan ang proyekto, mga layunin, gayundin ang mga inaasahang resulta sa bawat isang layunin na inilahad. Importante rito ang palagiang pakikipag-komunika sa mga stakeholders ng organisasyon o gawain kung saan sakop ang proyekto.

2. Planning

Dito nilalapat ang lahat ng bahagi ng proyekto, ang duration ng bawat gawain, pagkakasunud-sunod, at mga pagkaka-ugnay nito sa bawat isa. Dito rin binubuo ang project team kung saan pinipili ng lider o ng top management ang mga eksperto/stakeholders na kinakailangan sa pagsasagawa ng bawat isang bahagi ng proyekto. Sa parte ding ito malalaman ang mga delays o slack times, limitasyon sa konteksto ng oras, pananalapi, impormasyon, scope, o kombinasyon ng mga ito.

3. Execution

Sa execution phase isasagawa ang pagbuo ng project team, paglalaan ng oras, budget at impormasyon sa bawat antas ng proyekto. Ang mga gawain dito ay depende sa kung paano binalangkas ang mga gawain sa planning phase, gayundin sa naka-atang na layunin sa bawat gawain.

4. Control

Ang lider ay inaasahang i-update o i-adjust ang mga parameter ng proyekto upang malaman ang kasalukuyang kalagayan nito, i.e., kung ito ba ay mas matagal nang sa inaasahan o hindi nakakamit ang mga layunin. Sa bahaging ito malalaman ang mga suliranin na kadalasan ay hindi nakita sa planning stage at ginagawan ng karampatang solusyon.

5. Closure

Ang buong team at ang mga stakeholders ay tinitipon sa kahit anong pamamaraan sa paglalayong ipakita ang pangwakas na kinalabasan ng proyekto. Sinusuri sa bahaging ito ang kalakhan ng epekto ng mga bunga ng bawat gawain at ng buong proyekto.

ANG TUNAY NA LIDER

Ang pamumuno ay hindi lamang kapangyarihan at karangalan, manapa’y isang tungkulin at pananagutan sa bawat taong sakop ng pamamahala ng isang pinuno o lider.
Mayroon akong natutunan sa tunay na kahulugan ng pamumuno sa ilang panahon ng aking panunungkulan bilang pangulo ng PAMANTASAN NG LUNGSOD NG MAYNILA at bilang tagapagsalita ng UNITED OPPOSITION, marahil din sa aking pagiging ama ng maliliit ko pang mga anak o kaya’y dahil sa kawalan ng mga lider na makapagpapabago ng sistema ng ating pulitika.
TATLONG katangian ang dapat taglayin ng isang tunay at tapat na lider, batay sa aking mga karanasan:
1.Kilala niya ang kanyang nasasakupan
2.May pangitain siya o vision
3.At mahigpit siyang kalaban ng katiwalian (corruption)
Bagamat, hindi bagay sa isang pangulo ng pamantasan, ayon sa tingin ng iba, ang aking ginagawa araw-araw na magtungo sa mga class room, rest room, mga pasilidad at buong bakuran ng PLM, mag-interview ng mga istudyante, professor,kawani at mga manggagawa, nakita ko naman na mabunga ang aking mga sakripisyo, sapagkat nakilala ko ang lahat na uri ng tao na aking pinaglilingkuran. Nakita ko rin ang tunay na kondisyon ng PLM, nalaman ko kung anu-ano ang mga dapat ipaayos, nabatid ko kung sino sa mga kawani, guro at pati na mga karaniwang mangagawa ang tunay na nagtratrabaho , nagkukunwari at higit sa lahat ang mga tamad. Napag-alaman ko rin kung ano pang mga bagay ang dapat kong gawin bilang lider. Lahat ng ito ay nakatulong nang malaki sa pagbibigay ko ng mga desisyon
At dahil sa pakikihalubilo na aking ginawa, ngayon ay napalagyan ko na ang PLM ng libreng INTERNET ACCESS, mayroon ng modernong pasilidad tulad ng air-condtioned class rooms, library, cafeteria, hi-tech equipment at iba pa.
Lubos akong naniniwala, na isa sa mga dahilan kung bakit bigo ang pamumuno sa Pilipinas, dahil ang ating mga lider ay hindi makapaglaan ng kahit maikling oras upang alamin kung papaano nabubuhay ang mga Pilipino. Paano ka mamumuno, kung hindi mo kilala ang mga taong iyong pinamumunuan o hindi mo alam ang kanilang pangangailangan?
May pangitain o vision ang isang lider. Kailangan, higit at malawak ang saklaw ng kanyang pangitain kaysa sa kanyang nasasakupan. Dapat, mayroon siyang nakikita na hindi nakikita ng kanyang mga tao, sapagkat kung hindi, anumang grupo o organization ay hindi susulong lalong hindi uunlad. Ang tunay at tapat na lider ay hindi lamang nakatanaw sa magandang kinabukasan bagkus naipapaliwanag pa niya ang kanyang mga magaganda at makabuluhang pangitain o vision sa mga mamumuhunan at tuloy maganyak na makamit, makamtam ng mga tao niya ang wagas na mithiin.
Maraming hinirang na lider na naging tau-tauhan lamang dahil sa kulang o walang pangitain o vision para sa bayan, kaya’t hindi nakapagtataka kung mabusabos ang bansang ito.
Malugod at labis kong ikinasisiya kapag naririnig ko na marami akong nagawang pagbabago at pag-unlad sa PLM, inuulit ko tulad ng magandang pasilidad, fitness center, shuttle service, bonuses at iba pang mga benipisyo para sa mga kawani,guro at manggagawa. Lahat nang ito’y naging posible dahil sa aming mahigpit na patakaran laban sa katiwalian o corruption.

Hindi tiwali ang isang tunay at tapat na lider, dapat lumalaban sa katiwalian.

Sa PLM ay ipinatutupad namin ng tahas ang “Law of Procurement”. Idinadaan namin ang lahat ng pamimili sa tamang proseso at tinitiyak na may nakalaang pondo sa isang makatwiran at malinaw na pamamaraan. May pera ang PLM para sa kanyang panagangailangan.
Ang totoo niyan, hindi naman ganoong kalaki ang aking nagawa, simple lang ang aking ipinatupad. Bawal magnakaw ng pera ng bayan.

Kitang kita ko na sa isang maliit na yunit ng organisasyon ay maaring umusbong ang katiwalian at kayang sirain nito ang buong institusyon. Ito rin ang eksaktong nangyayari nang malawakan sa ating bansa. Kailanman ay hindi makapagbibigay ng mga kaayusang infrastructure, kalusugan, edukasyon at mga reformang panginstitusyonal hanggat may isang lider na tiwali o corrupt.

Bilang pangwakas, lahat ng aral na ito ay bunga ng marubdob na pagmamahal ko sa aking pamilya, na kung tutuusin ay pangsarili lamang; ngunit bilang isang karaniwang ama na may maliliit pang anak na si Santi, 6 na taon at Mike 3 taon, nababahala ako sa kanilang kinabukasan, kung ang ating bansa ay hindi magkakaroon ng mga lider na makakapagpapabago ng anyo ng ating lipunan, mga lider na may puso at damdamin sa kanyang kapwa; lider na may pangitain o vision, at mga lider na matapat at malinis sa kanilang mga tungkulin na ginagampanan.

Ang aking dalawang anak, ang inyong mga anak, ang mga anak ng bawat Pilipino; saan sila patutungo kung walang tunay na lider na mamumuno sa kanila?

Marami pong salamat.

Qualities of Good Leaders

Ang Limang Katangian ng Isang Magaling na Pinuno

            Ang isang magaling na pinuno ay may limang katangiang dapat taglayin. Siya ay dapat matalino, mapagkakatiwalaan, mapagmahal, matapang at istrikto.

            Ayon sa aklat na Sun Tzu: War and Management, “a capable general must possess five important qualities or attributes. These attributes are wisdom, sincerity, benevolence, courage and strictness.”

“Wisdom” 

            Dapat ang isang pinuno ay may kakayahang gumawa ng plano. Kakambal ng magaling at epektibong pagpaplano ay ang kakayahang hulaan ang mga suliraning maaaring kakaharapin – na magiging basehan sa paggawa ng contingency plan o tinatawag din nating “Plan B”. Alam ng isang maabilidad na pinuno kung ano ang gagawin sa bawat problemang haharapin niya at ng kanyang nasasakupan.

            Ang isang matalinong pinuno ay hindi tumitigil sa pag-aaral upang mapalawak pa ang kanyang mga kaalaman at talento, nang sa gayun maibahagi niya ito sa kanyang mga tauhan. Patuloy niyang dinaragdagan ang kanyang kaalaman sa pamamagitan ng pagbabasa ng mga aklat, pakikipag-usap sa mga taong may angking galing at kaalaman, at kahit sa pakikinig sa kanyang mga tauhan.

            Utak at talino ang pinakamahalagang sandata ng isang magaling na pinuno.

“Sincerity”

            Ang isang pinunong hindi kayang makuha ang pagtitiwala ng kanyang mga tauhan ay hindi susundin nila. Ang isang magaling na pinuno ay dapat may kakayahang makuha ang tiwala ng iba. Upang pagkatiwalaan, dapat maging tapat ang isang pinuno sa kanyang mga sinasabi o ipinapangako. Ang pagbibigay ng kasiguraduhan sa pamamagitan ng pangangako ay mabuti, ngunit pag hindi ito na panindigan ng isang pinuno, ito ang magiging dahilan ng kanyang pagbagsak. Hindi sinasabi ng isang epektibong pinuno ang mga bagay na hindi niya gagawin o hindi niya kayang gawin. Pagsinabi niya, ginagawa niya.

            Ang isang magaling na pinuno ay patas sa lahat sa pagbibigay ng parangal at kahit sa pagbibigay ng disiplina at parusa. Sinisigurado niya na hindi makikita o mararamdaman ng kanyang mga tauhan na siya ay may kinakampihan o kinikilingan sa kanyang mga tauhan. Ang tinatawag nating favoritism ay nakakabawas, kung hindi man nakakasira, sa pagtitiwala ng iba.

            Ang pagkakaroon ng isang salita ay isa sa mga paraan upang ang isang pinuno ay pagkatiwalaan. Nakakasira ang pagbibigay ng pabago-bagong desisyon. Ipinapakita ng pabago-bagong desisyon na ang isang pinuno ay may kakulangan sa paggawa ng tama at epektibong desisyon.

            Ang magaling na pinuno ay pinapaulanan ng suporta dahil siya ay karapat-dapat sa pagtitiwala ng lahat.

“Benevolence”

            Ayon sa aklat ni Rick Warren na Purpose Driven Life, “Love is the best use of life.” Ang isang magaling na pinuno ay may kakayahang magpakita ng pagmamahal at pagpapahalaga sa kanyang mga nasasakupan.          

            Ang bawat tao sa mundo nangangailangan ng pagmamahal. Hindi nakakalimutan ng isang pinuno na ibigay ang pangangailangan na ito sa kanyang nasasakupan. Ayon pa nga sa isang kasabihan, “Love can move mountains.” Pag naipadama ng isang pinuno na mahal niya ang kanyang nga tauhan, mamahalin at susundin siya ng mga ito.

            Maraming dahilan kung bakit sinusunod ang isang pinuno. Ilan sa mga ito ay dahil sa paniniwala, takot, parangal, karangalan o pansariling interes. Ngunit ang isang pinunong may angking kabutihan ay sinusunod dahil sa pagmamahal.

            Pinuno man o simpleng tauhan, lahat ay napapagod at nahihirapan din. Kailangang pahalagahan ng isang pinuno ang mga paghihirap at mga nagawang tulong ng kanyang mga tauhan. Ang simpleng pagsasabi ng mga katagang “Very Good”, “Thank You”, “How Are You”, “Good Work” ay malaking bagay na para mahaplos ng isang pinuno ang mga puso ng kanyang nasasakupan.

            Ang simpleng pakikipag-usap o pangungumusta sa mga tauhan ay nakakatulong upang mapanatili ang magandang relasyon na kinakailangan ng isang pinuno.

            Sinusundan ng nakararami ang pinunong naglalayag sa karagatan ng pagmamahal.

“Courage” 

            Hindi sinasaluduhan nino man ang isang pinunong may pusong puno ng karuwagan. Ang buhay ay isang laban, at kailangan ng katapangan upang harapin ang mga pagsubok sa buhay. Ang mga taong may sapat na tapang upang makipagsapalaran at makamit ang iisang mithiin ay pinapamunuan ng isang matapang na lider.          

            Alam ng lahat ng matatalinong pinuno na ang sobrang katapangan ay isang kahangalan. Ang matapang na pinuno ay hindi ang tipong hindi natatakot sa lahat ng bagay. Kung nakakaramdam man ng takot ang isang magaling na pinuno, ito ay hindi dahil siya ay duwag, kundi siya ay matalino at nakikita niya ang maaaring kabiguan kapag sila ng kanyang mga tauhan ay nagkamali at hindi nagtagumpay.

            Ang matapang na pinuno ay hindi natatakot tumanggap ng mga tungkulin at responsibilidad na naka-atang sa kanya.  Hindi siya natatakot tumanggap ng mga pagsubok, kahit pa ito ay bago sa kanya. Ang matapang na pinuno ay hindi natatakot o nagdadalawang isip na gawin ang mga bagay na tama at makatarungan.

            Si Simba ng cartoon film na Lion King ay gumawa ng mga bagay na muntik na niyang ikapahamak dahil gusto niyang tularan ang katapangan ng kanyang ama na si Mofasa. Ito ang sinabi ng kanyang ama sa kanya, “I am only brave if I have to.”

            Ayon pa kay Sifu ng pelikulang MagicTemple, “Ang labis ng katapangan ay katangahan.”

“Strict” 

            Ang disiplina sa bawat pangkat o organisasyon ay mahalaga. Kasing halaga nito na magkaroon ang isang magaling na pinuno ng kakayahang disiplinahin ang kanyang mga tauhan.

            Iba ang isang istriktong pinuno sa isang malupit na pinuno. Ang pagiging istrikto ng isang pinuno ay dapat makatarungan at naaayon sa batas. Dahli dito, mahalaga sa isang organisasyon ang magkaroon ng matibay at makatarungang batas na susundin ng bawat kasapi nito. Ang pagsunod sa batas ay hindi lang ang nag-iisang tungkulin ng isang pinuno. Ang pagpapatupad sa mga batas na ito ay kasing halaga ng pagsunod nito. Tandaan na ang bawat kaparusahan sa sinumang lalabag sa batas ay dapat makatarungan.

            Kung magbibigay man ng isang kaparusahan ang isang magaling na pinuno sa kanyang mga tauhan dahil sa mga nagawa nitong pagkakamali, kasalanan o pagkukulang, siya ay maingat na hindi nahahaluan ng galit ang kanyang paraan ng pagdidisiplina. Alam ng isang pinuno na lahat ng tao ay nagiging halimaw pagnagagalit.

            Sinisigurado din ng isang magaling na pinuno na malinaw at naiintindihan ng kanyang mga tauhan ang kanyang mga panuto o kautusan na kanyang ibinibigay.

            Ang istriktong pinuno ay iginagalang ng kanyang mga tauhan, at natatakot sila sa maaaring kaparusahang matatanggap nila kapalit ng mga pagkakamaling magagawa nila.

                                            APPROVED